As ferramentas para aumentar a produtividade no teletrabalho

A consolidação do trabalho remoto obriga as empresas a mudarem a relação com os colaboradores para manter o nível de atividade. Os especialistas recomendam melhorar a comunicação com eles em vez de usar meios para controlar suas tarefas à distância.

Pesquisas sugerem que o tele trabalho tem total aceitação entre aqueles que o experimentaram. Nove em cada dez funcionários querem poder trabalhar em casa quando a normalidade chegar porque, entre outras coisas, economizam tempo no deslocamento para o escritório, têm maior flexibilidade de horário e, afirmam, que são mais produtivos.

Na verdade, 72% atribuem a falta de produtividade às interrupções e ao ruído gerado no escritório onde trabalhavam, segundo a pesquisa fornecida pela consultoria. A pesquisa também estima um aumento de 20% no desempenho laboral durante o confinamento.

Mas manter esses números depois de mais de um ano de tele trabalho não é fácil. Na verdade, alguns empregadores (sete em cada dez, de acordo com a Robert Walters) preferem continuar com o modelo de trabalho tradicional por medo de que a lucratividade de sua força de trabalho diminua.

Para evitar que isso aconteça, François- Pierre Puech, country director da Robert Walters Portugal aconselha: ‘’Fortalecer a comunicação e apostar na confiança e na independência do colaborador e descartando, caso não sejam estritamente necessárias, as novas ferramentas digitais para controlar o trabalho em todos os momentos, pode ser extremamente positivo.’’

Comunicação fluente que faz a diferença

O principal pilar do tele trabalho é a comunicação, que circula entre os trabalhadores e seus gestores e a própria empresa. O que mais afeta a produtividade é a relação que conecta os chefes de equipa com seus subordinados, menos imediatos neste modo de trabalho remoto. Portanto, para que ele flua, é conveniente ter vários canais, instalados tanto no computador quanto no celular. Bate-papos instantâneos, programas específicos para chamadas de vídeo, e-mail e chamadas telefônicas são os mais comuns.

Dependendo do tipo de mensagem, haverá canais mais eficazes e apropriados do que outros. O ideal é pedir conselhos a um consultor sobre os modelos de comunicação em que investir. Em geral, para informações formais ou importantes, como a entrega de um projeto, é preferível usar o e-mail. Para discutir um problema, é sempre melhor usar o telefone ou uma vídeo chamada (não mais de 15 minutos). E para dúvidas ou notificações menos urgentes é preferível usar um chat, seja diretamente para o destinatário ou para um grupo, onde estão os membros da equipa.

As ferramentas de controle: São sempre necessárias?

A preocupação de um chefe com o desempenho de sua equipa não deve se transformar em um uso abusivo da comunicação que se materializa, por exemplo, no controle contínuo por meio de ligações e e-mails. François deixa claro que estar sempre por cima dos funcionários para saber o que eles estão fazendo é contraproducente, pois eles correm o risco de ficarem sobrecarregados, sofrerem de ansiedade e reduzirem o seu nível de eficácia.

As empresas podem utilizar, conforme a lei, câmeras, programas de vigilância de tela e sistemas de computador para controle de tempo. Em muitos casos, eles são agrupados em plataformas digitais que medem o tempo de trabalho de cada funcionário, monitoram (e registram em vídeo) o desempenho diante da equipa e realizam cálculos para otimizar a produção: avaliam as horas que cada projeto consumiu, as rotinas de seus trabalhadores, e assim por diante.

François enfatiza que os empregadores podem contratar esses programas de vigilância e utilizá-los, mas sempre com os direitos do trabalhador pela frente. E se refere ao artigo 20 do Estatuto do Trabalhador e 87 da Lei Orgânica de Proteção de Dados Pessoais e Garantia de Direitos Digitais, onde se especifica que os trabalhadores têm direito à proteção de sua privacidade e que as organizações apenas têm acesso a essas ferramentas para se certificar de que estão cumprindo suas obrigações de trabalho e não fazendo uso indevido do equipamento.

‘’Devemos usar toda a tecnologia que temos disponível ao nosso favor para facilitar o contato com nossa equipa e assim fazer nossa produtividade render mesmo que trabalhando em casa.’’ Finaliza François.