De que ferramentas digitais necessitam os departamentos de RH para sobreviver neste novo contexto laboral?

Existem soluções tecnológicas que podem facilitar a gestão das equipas à distância e/ou com modalidades de trabalho flexível, assim como ajudar os responsáveis de recursos humanos a implementar e acelerar os processos de recrutamento e de onboarding digitais

Apresentamos algumas das ferramentas de evolução digital da área da gestão de talento testadas pelo Departamento Global de Inovação do Grupo Robert Walters para o estudo Smart Workplaces:

GESTÃO DOS PROCESSOS DE RECRUTAMENTO

As aplicações digitais de programação e gestão de reuniões são muito eficientes para os recrutadores devido à flexibilidade, conveniência e controlo que oferecem. Esta tecnologia é acessível, permitindo que candidatos e recrutadores agendem facilmente as suas entrevistas quando for mais conveniente para ambos, evitando chamadas para agendar e gerir entrevistas ou disponibilidades. Estas ferramentas permitem também fazer cancelamentos e modificações, agendar outros compromissos no calendário, enviar emails de apresentação, confirmação e lembretes. O Departamento Global de Inovação do Grupo Robert Walters testou com sucesso os principais fornecedores deste tipo de software, como ScheduleOnce ou Microsoft Bookings.

Tech tip: não se sinta tentado a usar uma aplicação gratuita, pois o seu candidato acabará por se tornar o “produto". Os termos legais destas apps geralmente permitem que o fornecedor do produto de tecnologia envie emails de publicidade aos seus candidatos.

APRESENTAÇÃO DIGITAL DOS CANDIDATOS 

Enviar por e-mail o currículo do candidato e fazer o acompanhamento com o responsável de contratação para lhe explicar por que é que acha que o candidato é uma boa opção para a equipa é uma prática padrão na maioria dos processos de seleção. No entanto, com modalidades flexíveis e remotas, haverá ocasiões em que não será fácil ou viável obter feedback pessoalmente. Assim, apresentar o candidato por meio de uma plataforma de vídeo permitirá que os responsáveis de contratação vejam o recrutador a entrevistar o seu candidato. Este tipo de ferramenta tecnológica também permite o envio de shortlists de candidatos em formato de vídeo com acesso por um único clique e sem necessidade de login. Para isto, existem tecnologias como o Odro ou Hinterview no mercado.

A digitalização dos ambientes de trabalho deve começar com os líderes da empresa: o apoio e a promoção de ferramentas tecnológicas por parte da alta direção é fundamental para o sucesso desta estratégia

VIDEOENTREVISTAS EM DIFERIDO

A realização de entrevistas com vídeo on demand - em que os candidatos recebem um e-mail com um link para se gravarem a si mesmos respondendo a perguntas pré-definidas - tornou-se prática comum nos últimos anos. Com um toque menos pessoal do que as entrevistas em direto, este formato é uma solução rápida e eficiente para gerar uma primeira lista de candidatos. As perguntas preparadas aparecerão no ecrã, e os candidatos deverão responder num determinado tempo. Para isto, existem tecnologias como Sonru ou Spark Hire no mercado. Alguns programas de entrevistas em vídeo também incorporam testes técnicos e/ou de habilidades.

Tech tip: evite selecionar um fornecedor com base nas características de "IA avançada ou análise de expressão facial". Estes tipos de ferramentas costumam desiludir, podendo basear-se em sistemas defeituosos ou com problemas técnicos, éticos e/ou tecnológicos.

VIDEOENTREVISTAS EM DIRETO

Esta é a modalidade que mais se assemelha a uma entrevista ou encontro presencial, sendo uma solução excelente e de confiança para realizar videochamadas, reuniões de equipa e conduzir entrevistas de vídeo em direto. Ferramentas como o Microsoft Teams estão a tornar-se cada vez mais populares à medida que expandem os recursos que tinha o Skype.

Tech tip: Algumas destas apps permitem, por exemplo, desfocar o fundo da imagem durante a sessão para que se apresente num estilo totalmente formal/profissional. 

ENTREVISTAS TÉCNICAS E AVALIAÇÃO DE HABILIDADES TECNOLÓGICAS

Para realizar processos de recrutamento para profissionais de tecnologia, é conveniente utilizar ferramentas de avaliação técnica como o Codility CodeLive, amplamente respeitada pela comunidade tecnológica. Estas ferramentas permitem que interaja com os candidatos em direto, proporcionando um espaço digital onde é possível realizar testes técnicos e agendar entrevistas em tempo real. Costumam também incluir a possibilidade de organizar dinâmicas de grupo, bem como vários testes de frontend, backend, controlo de qualidade, ciência de dados, big data ou blockchain.

CRIAÇÃO DE CONTRATOS E ASSINATURA DE DOCUMENTOS

Embora os contratos online ainda não sejam a norma, se a empresa tem como missão realizar procedimentos “sem papel”, recomenda-se a utilização de plataformas de assinatura eletrónica como o Docusign. Estes tipos de ferramentas permitem que os profissionais assinem contratos e documentos de forma digital, eliminando a necessidade de imprimi-los e digitalizá-los posteriormente. Pode não ser a tecnologia mais interessante, mas é difícil pensar noutro software que economize mais tempo e funcione de forma tão eficaz e conveniente ao trabalhar em esquemas flexíveis ou remotos.

François-Pierre Puech, Country Director da Robert Walters Portugal e Brasil, comenta:

“A digitalização dos ambientes de trabalho deve começar com os líderes da empresa: o apoio e a promoção de ferramentas tecnológicas por parte da alta direção é fundamental para o sucesso desta estratégia. Recomenda-se a existência de ‘promotores digitais’ na empresa para a utilização de novas tecnologias de forma a criar progressivamente uma cultura de inovação, na qual se deve incluir e envolver completamente a equipa de RH.”

Sobre o estudo Smart Workplaces: como criar um espaço inteligente para a força de trabalho do futuro
Neste estudo, a Robert Walters analisa quais os diferentes elementos que compõem um “smart workplace”, e como maximizar as tecnologias de trabalho e o desenho dos espaços do escritório para fomentar a colaboração, produtividade e bem estar dos empregados. O conteúdo e dados deste estudo baseiam-se num questionário realizada pela Robert Walters a mais de 1,000 responsáveis de seleção e profissionais de diversas áreas (banca, seguros, contabilidade, finanças, RH, tax, legal, IT, digital, marketing, vendas, engenharia, energia, indústria, supply chain, pharma, healthcare, biotech, real estate e infraestruturas, entre outros) em Portugal e Espanha, na realização de entrevistas a especialistas de recrutamento do Grupo Robert Walters, casos de estudo de sucesso, assim como em recomendações do nosso Departamento Global de Inovação.