Office Manager

Empresa internacional de investimento imobiliário procura recrutar um/a Office Manager em Vila Nova de Gaia.

Sobre a oportunidade

Estamos a recrutar uma Office Manager para integrar uma empresa internacional, com uma equipa de cerca de 25 pessoas.

A pessoa selecionada irá integrar uma equipa já existente de Office Management, reforçando a estrutura atual e contribuindo para assegurar o bom funcionamento, organização e eficiência do escritório no dia a dia.

Principais responsabilidades

• Assegurar a gestão e organização diária do escritório;
• Gerir o economato, material de escritório e respetiva reposição;
• Contactar e acompanhar fornecedores e prestadores de serviços;
• Gerir a empresa de limpeza e as necessidades da cozinha;
• Receber e acompanhar clientes, fornecedores e outros visitantes;
• Gerir salas de reunião, incluindo reservas e preparação dos espaços;
• Organizar reuniões, visitas e eventos internos;
• Receber, encaminhar e distribuir correspondência;
• Atender e direcionar chamadas para os departamentos adequados;
• Apoiar na gestão de agendas e marcação de reuniões;
• Organizar viagens de trabalho, incluindo voos, hotéis, transfers e motoristas;
• Dar suporte administrativo às diferentes áreas da empresa;
• Realizar tarefas externas, nomeadamente idas aos correios, bancos e compras de equipamento;
• Apoiar a equipa internacional na organização das visitas a Portugal;
• Antecipar necessidades relacionadas com o funcionamento do escritório e assegurar a sua resolução.

Perfil que procuramos

Procuramos uma pessoa com 2 a 4 anos de experiência em funções de Office Management, Office Administration, Executive Assistance ou similares, com um perfil organizado, proativo, autónomo e dinâmico. Deverá ter capacidade para gerir várias tarefas em simultâneo, antecipar necessidades e encontrar soluções de forma prática e eficaz. Valorizamos excelentes capacidades de comunicação e relacionamento interpessoal, discrição, responsabilidade e maturidade profissional. É essencial ter fluência em inglês, falado e escrito, bons conhecimentos de Microsoft Office e disponibilidade para trabalhar 100% presencialmente em Vila Nova de Gaia.