Office Manager

Empresa international do setor Imobiliário procura um/a Office Manager para integrar o seu escritório em Lisboa.

Sobre a oportunidade

Estamos a recrutar uma Office Manager para integrar uma empresa internacional do setor imobiliário, com presença em diferentes mercados e um ambiente de trabalho multicultural.

A pessoa selecionada terá um papel transversal no escritório, assegurando a sua organização e funcionamento diário, bem como prestando apoio administrativo às diferentes equipas, nomeadamente nas áreas financeira e comercial.

Procuramos alguém com sentido de responsabilidade, organizado e proativo, que tenha facilidade em lidar com diferentes interlocutores e que esteja confortável com uma função diversificada, onde poderá acompanhar diferentes temas no dia a dia.

Principais responsabilidades

• Assegurar a gestão e organização diária do escritório;
• Receber clientes, fornecedores e visitantes;
• Gerir emails gerais do escritório e encaminhar os pedidos para os departamentos responsáveis;
• Atender e encaminhar chamadas telefónicas;
• Manter o contacto com clientes e fornecedores, incluindo interlocutores internacionais;
• Gerir o email de fornecedores e acompanhar a documentação recebida;
• Assegurar a entrada e organização de faturas no sistema, para posterior processamento pela área financeira;
• Dar suporte administrativo à equipa financeira, nomeadamente no acompanhamento de faturas;
• Apoiar a área comercial na gestão e resposta a emails relacionados com projetos em curso ou em fase de arranque;
• Preparar e enviar comunicações relacionadas com processos de CPCV;
• Gerir o envio de documentação por correio;
• Dar apoio transversal às diferentes equipas e departamentos;
• Assegurar que todas as necessidades administrativas e operacionais do escritório são acompanhadas e resolvidas atempadamente.

Perfil que procuramos

Procuramos uma pessoa com 3 a 5 anos de experiência em funções de Office Management, Office Administration, Assistência Administrativa ou similares, com um perfil organizado, proativo, autónomo e responsável. Deverá ter facilidade em gerir diferentes tarefas em simultâneo, capacidade de antecipar necessidades e gosto por uma função transversal, com contacto constante com clientes, fornecedores e equipas internas. É essencial ter inglês fluente, sendo valorizados conhecimentos de espanhol, bem como bons conhecimentos de ferramentas digitais e facilidade na utilização de sistemas administrativos. Procuramos alguém com boas capacidades de comunicação e relacionamento interpessoal, confortável num ambiente internacional e com disponibilidade para trabalhar 100% presencialmente em Lisboa.