Executive Assistant

O nosso cliente, uma empresa de referência no setor da engenharia e consultoria, procura um Executive Assistant para integrar a equipa de Administração. A função inclui gestão de agendas, apoio a reuniões e viagens, preparação de documentação, coordenação de tarefas administrativas e suporte ao board, garantindo organização, rigor e eficiência no funcionamento diário do escritório.

Esta função tem como principal missão assegurar o suporte às diversas atividades do board, nomeadamente na gestão de informação, organização diária, comunicação e apoio operacional, contribuindo para a eficácia dos processos de gestão e para o alinhamento com os objetivos estratégicos da organização. O profissional irá colaborar de forma ativa na preparação de documentos, coordenação de tarefas administrativas e acompanhamento da atividade executiva, garantindo rigor, eficiência e qualidade na execução das atividades.

Acerca da função:

• Conduzir, total ou parcialmente, o apoio ao board, incluindo a organização de agendas, marcação de reuniões, coordenação de viagens e preparação de documentação estratégica;
• Assegurar o acompanhamento das atividades subsequentes à coordenação diária, promovendo uma gestão estruturada e alinhada com a cultura organizacional;
• Colaborar na preparação, revisão e tratamento de apresentações, relatórios e documentos de apoio à tomada de decisão;
• Implementar e monitorizar as operações administrativas do escritório, garantindo o cumprimento das tarefas previstas e a qualidade dos processos internos;
• Apoiar a gestão administrativa de contratos, fornecedores e registos financeiros básicos, assegurando rigor e organização;
• Gerir comunicações internas e externas em nome da Administração, garantindo confidencialidade, clareza e eficácia;
• Apoiar outras iniciativas e processos transversais da organização, sempre que necessário, contribuindo para a melhoria contínua e otimização de procedimentos.

Perfil pretendido:

• 12.º ano de escolaridade (mínimo obrigatório); formação superior será valorizada;
• Experiência profissional mínima de 5 anos em funções de secretariado executivo, assistente de gestão ou administração;
• Bons conhecimentos de Inglês, oral e escrito;
• Domínio das ferramentas Microsoft Office; experiência com sistemas ERP (ex.: SAGE ou POS) será valorizada;
• Capacidade de comunicação, relacionamento interpessoal e trabalho em equipa;
• Elevado sentido de organização, planeamento e atenção ao detalhe;
• Autonomia, proatividade e dinamismo;
• Flexibilidade, resiliência e orientação para a melhoria contínua.